Les 5 meilleurs outils pour améliorer sa productivité sur Windows

Les 5 meilleurs outils pour améliorer sa productivité sur Windows

Avec l’évolution de nos sociétés actuelles, plus un jour ne passe sans que l’on n’utilise un ordinateur. Dans ce sens, le nombre de manipulations que nous faisons avec notre souris, nos logiciels et autre est énorme en une journée. Un outil inadapté est généralement la cause d’une perte de temps considérable. Et si vous apprenez de meilleurs outils ? Vous gagnerez ainsi beaucoup de temps pour accomplir bien plus de tâches et ceci dans la même durée de temps afin d’augmenter votre productivité. Quels sont ces outils ? Comment fonctionnent-ils ? Et quelles en sont les modalités ? Là sont autant de questions auxquelles nous répondrons tout au long de cet article.    

Trello

Le premier outil sur notre liste est Trello. Il nous arrive tous d’avoir des tonnes et des tonnes de tâches à réaliser au même moment au point de ne plus se retrouver. L’effet occasionné n’est nul autre qu’une perte de temps et une baisse de productivité. Fort heureusement, l’outil Trello permet de créer, de visualiser et de gérer tous vos différents projets en un clin d’œil. Peu importe votre domaine d’activité, que ce soit en équipe RH, de vente ou en ingénierie, il est possible de gérer quotidiennement vos taches et avoir également une vue d’ensemble sur l’évolution de celles de vos collaborateurs et de rester informer sur qui fait quoi. Par ailleurs, vous avez la possibilité d’automatiser vos tâches grâce à un programme intégré appelé Butler. Son but est de stimuler votre productivité et éviter des pertes de temps dans des tâches répétitives par exemple.

Il faut noter par ailleurs que l’utilisation de Trello est relativement simple. Il vous suffira de créer des cartes en fonction de ce que vous voulez accomplir puis de les déposer sur vos tableaux. Grâce aux colonnes To do, Doing et Done, vous pourrez voir l’évolution de vos projets en cours.

En ce qui concerne son prix, plusieurs tarifs s’offrent aux usagers. Il existe une version de base gratuite aux fonctionnalités assez réduites. Pour bénéficier de ces fonctionnalités, il faudrait payer mensuellement 3,75 € pour un abonnement à Trello Gold. Outre ce forfait, il est possible d’avoir deux offres payantes supplémentaires. Il s’agit de la formule Trello business class où il faudra 9,99 € par mois et la formule Trello entreprise disponible pour 20,83 € pouvant contenir 100 à 300 utilisateurs.

Microsoft MyAnalytics

L’on a souvent coutume de dire « le temps c’est de l’argent » pour signifier à quel point il est précieux. Dans cette logique, il est important de bien gérer son temps sur une tâche et quoi de mieux que l’outil Microsoft MyAnalytics pour le faire.

En effet, l’application a pour but de permettre aux employés de gérer leur temps de travail. L’idée est que les employés et leurs chefs aient des informations sur comment chaque membre de leur équipe dépense en termes de temps de travail. Pour y parvenir, MyAnalytics utilise les données déjà existantes dans les courriels et calendriers des utilisateurs puis vous suggère des pistes pour améliorer votre efficacité. Il faut noter qu’il ne collecte que les données et les regroupe pour offrir un rapport d’activité à l’utilisateur.

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Grâce à cet outil, vous pourrez suivre le temps passé sur vos différentes tâches et sépare par ailleurs ces tâches par thématique comme le temps passé sur les courriels, les réunions, le temps que vous consacrez hors des réunions, etc. Outre ces fonctionnalités, l’application utilise l’intelligence artificielle pour vous aider à gérer vos tâches en ajoutant un indicateur aux engagements pris par courrier. Il est intéressant de souligner que les données récoltées sont des données que l’utilisateur peut collecter lui-même à partir de ses applications. Ainsi, Microsoft vous garantit la confidentialité de vos données.

Pour le prix, MyAnalytics n’est fourni qu’avec une offre Office 365 ou Microsoft Office 365. Vous payerez mensuellement à partir de 8 à 20 euros. 

Le post-it Windows

Si vous souhaitez vous rappeler d’un rendez-vous chez le dentiste, postuler à une offre d’emploi, faire une liste de courses ou simplement vous avez un travail à terminer, cet outil est fait pour vous.

En effet, il s’agit d’un outil qui permet de compiler toutes vos informations importantes dont vous souhaiterez vous rappeler plus tard sur un coin de votre écran. Certes cette fonctionnalité avait disparu sur Windows 8, mais aujourd’hui avec les nouvelles mises à jour il est présent sur Windows 10. Afin d’en bénéficier donc, il faudrait au préalable passer sous Windows 10 pour ceux qui ont une version plus ancienne de Windows.

Il peut être très pratique dans la mesure où en lançant le programme, un post-it se superpose à tous les programmes ouverts vous permettant ainsi d’insérer une tâche à accomplir plus tard. Il faut noter par ailleurs que le post-it créé restera actif sur le bureau tant que vous ne l’aurez pas fermé et réapparaitra à chaque démarrage de votre ordinateur.

Vous avez aussi la possibilité d’organiser les différents post-it sous forme de liste de notes que vous pourrez ouvrir par double clic afin de les avoir permanemment au bureau ou de masquer accessibles uniquement lorsque vous ouvrirez le pense-bête. Les dernières mises à jour permettent de synchroniser votre ordinateur avec votre téléphone.

Cette synchronisation interappareils permet d’accéder à vos notes en ligne ce qui est pratique lorsque vous êtes loin de votre ordinateur ou en utilisez un autre. Autre fonctionnalité, il est possible de définir un rappel avec Cortana. En effet, certains rappels sont quelques fois oubliés même après que l’heure et la date se sont écoulées. Microsoft a donc intégré l’application Cortana au pense-bête afin de pallier à ce type de problème.

Tout ceci a surement un coût élevé, vous vous demandez surement. Eh bien, rassurez-vous, il a une licence libre. Pour en savoir plus sur cet outil, visitez Post-it-Windows

Microsoft OneNote.

Vous connaissez surement tous Microsoft Office 365, mais combien d’entre vous ont déjà utilisé les outils qu’il propose ? La réponse est évidente. Or cet outil s’adresse à tout le monde et sera particulièrement un avantage pour ceux qui sont en réunion ou ceux qui doivent effectuer des prises de notes en général. Traditionnellement, on utilisait des carnets de notes, des brouillons et autre pour la prise de notes et parfois l’on ne se retrouve plus dans ces notes et en fin de compte on perd en productivité. Rassurez-vous donc ! OneNote permet de pallier à ce désagrément. Microsoft la conçut dans l’optique de remplacer les carnets de notes afin d’en faciliter l’accès, la gestion et même le partage des notes.

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Comme tous les autres outils de Microsoft Office 365, il permet de collaborer sur les documents. Vous pourrez ainsi partager des fiches de notes, créer et en modifier plusieurs. Il est par ailleurs optimisé pour l’éducation et permet aux enseignants d’organiser des plans de cours grâce aux blocs-notes numériques. Les étudiants pourront ainsi accéder à des bibliothèques de contenus via un simple partage. Pour la prise de notes sur support physique, vous avez souvent besoin d’un papier sur lequel vous noter les éléments importants puis vous les stocker dans un tiroir par exemple.

En accumulant ces papiers au fils des jours dans ce même tiroir vous vous rendrez compte qu’un classeur serait pratique pour tous ces papiers. Avec OneNote c’est pareil ! ici vous avez des blocs-notes qui correspondent à votre classeur. Vous pourrez ainsi renommer chaque classeur en réunion ou notes personnelles par exemple. À l’intérieur de ces classeurs, vous pourrez y insérer des pages correspondantes à telle ou telle réunion.

Côté prix, il existe plusieurs abonnements au pack Microsoft 365 pour accéder à OneNote. Vous avez droit à une version d’essai disponible un mois puis vous payerez 7 euros par mois.

TIMELY

Enfin le dernier outil est Timely. Plus poussé que MyAnalytics, Timely vous permet de visualiser tout ce sur quoi vous travaillez au quotidien et fournit un espace intuitif pour créer un emploi de temps plus adapté. Le but principal est le suivi automatique de tout le temps que vous passerez dans chaque application et sur le web pendant vos heures de travail. Cela vous permettra de voir exactement quelles sont les tâches qui vous prennent plus de temps, où vous êtes distrait et même de savoir combien de temps vous passez sur des tâches simples comme le courrier.

Une fois ces données récoltées, cet outil vous aidera à les exploiter afin d’améliorer vos semaines de travail. Avec sa fonctionnalité tâche activé, il est possible de définir les priorités au cas où vous ayez besoin de gérer la livraison d’un projet. Vous aurez par ailleurs la possibilité de faire un suivi budgétaire, la journalisation automatique des réunions, des rapports, des tableaux de bord et des rappels automatiques. Des rapports détaillés peuvent également être créés et envoyés aux différents clients par exemple pour leur donner un aperçu de ce qui a été fait.

Cet outil pour l’avoir il faudra débourser 15 euros par mois. Toutefois, il est possible d’avoir une version d’essai. De quoi vous permettre de le tester et apprécier les différentes options qu’il vous propose.

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